План за подобряване на бизнес процесите

Актуални цени за регистрация на фирма, изцяло онлайн за цяла България!

В организации, които се фокусират върху подобряване на бизнес процесите:

Мениджърите и служителите знаят какви бизнес процеси извършват. Тези процеси са представени под формата на диаграми, отразени в процедурни ръководства или ясно артикулирани като „приети методи за работа в организацията".
Мениджърите наблюдават качеството на бизнес процесите, използвайки система от формални показатели, които могат да оценят качеството на основните ресурси и резултати и да измерват изпълнението.

Регистрация на фирма онлайн в София и в цяла България

Висшето ръководство на компанията редовно инвестира усилия и ресурси за подобряване на бизнес процесите. В някои случаи инвестицията е насочена към подобряване на определени операции, като например обработка на поръчки, в други, увеличаване на общата конкурентоспособност на компанията, например чрез подобряване на разработването на нови продукти или разработване на стратегии.
Организации извън управлението на бизнес процеси могат да предприемат подобни стъпки, но го правят на ad hoc основа, а не на систематичен подход.

Подобряването на бизнес процесите е инструмент, който може да се използва в организацията на всяко ниво: както от мениджър, който е на път да промени относително прост процес в рамките на своя отдел, така и от представител на висшия мениджмънт, чиято цел е да приложи нова инициатива в цялата компания за подобряване на производителността на организацията в цялото.

Официални методологии и стандарти
Възможно е вашата организация вече да изпълнява мащабна програма за подобряване на бизнес процесите, в която лидерите на всички нива трябва да участват. Ако случаят е такъв, може да искате да разгледате набързо някои от тези мащабни програми.

Откъде започва подобряването на бизнес процесите?

Съществуват няколко типа събития, всеки от които може да служи като спусък за стартиране на програма за подобряване (подобряване) на бизнес процесите. Те включват както обективно неефективни действия, така и проблеми с постигането на предвидените резултати. Ето един пример. Кара, регионален мениджър продажби на голяма компания за потребителски стоки, установява, че данните за продажбите му са с 5% по-ниски от офисите в други региони. 

Неговите служители работят усилено, но не могат да постигнат решение на възложените им задачи. Кара решава да проучи основните бизнес процеси - как нейните служители работят с потенциални купувачи и отварят клиентски сметки. Целта му е да разбере дали някой от тези процеси може да бъде променен, за да увеличи продажбите.

Значителните промени на пазара също могат да стимулират подобряването на бизнес процесите. Промените в бизнес ситуацията могат да приемат много форми, от появата на нови технологии до промени в предпочитанията на потребителите и пристигането на конкуренти. Например, HR мениджърът Markus е заинтригуван от възможностите, които Интернет отваря за бизнеса. Той осъзнава, че даването на свобода на служителите да избират собствено здравно осигуряване за следващата година може да спести време и пари. В крайна сметка преди това, за да направят промени, те трябваше лично да се срещнат с мениджърите по човешки ресурси. Затова Маркус реши да подобри начина на работа на човешките ресурси, развивайки идеите си за използване на Интернет, за да подобри ефективността на колкото се може повече бизнес процеси.

Защо управлението на бизнес процесите е полезно?

Добре провежданата програма за подобряване на бизнес процесите може да доведе до много значими резултати за вашата организация. Например разберете колко ефективно вашият екип отговаря на нуждите на клиентите и други бизнес единици. Допринесете за преразглеждане на стратегията за привличане на персонал с цел подобряване на знанията и уменията, подобряване на професионалното ниво на екипа. Помогнете на вашата компания да спести време и пари, като опрости сложните и скъпи процедури

. В допълнение, той може да ви отвори очите за съществуването на изцяло нови бизнес процеси, които ще помогнат на вашата фирма да осигури най-високо качество на обслужване на клиентите, като същевременно намали разходите.

Шест етапа на подобряване на бизнес процесите
Доброто управление на бизнес процесите може да осигури значителни ползи за всеки екип или организация. За да се постигнат обаче, е необходимо да се приложи системен подход за подобряване на бизнес процесите. Експертите препоръчват управление на относително сложни бизнес процеси, като се използва шестстепенна схема:

Планиране. Изберете бизнес процеса, който ще подобрите, определете задачите и обхвата на промените, съберете екип.
Анализ. Внимателно проучете бизнес процеса, който възнамерявате да подобрите.
Редизайн. Решете какъв вид промени ще направите в избрания процес.
Привличане на ресурси. Уверете се, че персоналът, оборудването и други ресурси са на разположение за изпълнение на предвидените промени.
Изпълнение. Направете необходимите промени.
Непрекъснато усъвършенстване. Редовно оценявайте ефективността на избрания процес и правете допълнителни промени, ако е необходимо.
Разбира се, ако ще модифицирате само някои от простите бизнес процеси във вашия отдел, няма нужда да прилагате щателно всяка от шестте стъпки. Просто трябва бързо да помислите за всеки от тях. Да предположим, че искате да опростите процеса на вземане на решения във вашия отдел. 

Досега, през седмицата преди вземането на решението, разговаряхте с всеки член на екипа. Но след като отделът добави още служители, тази процедура стана твърде дълга и тромава. След като помислите, предлагате да го промените и да провеждате седмични срещи на всички членове на вашия екип, на които да обсъждате ключови въпроси. В резултат на промените, които сте направили, ще спестите време, прекарано в по-продуктивни дейности.

Планиране на подобряване на бизнес процесите
За да създадете план за промяна на бизнес процесите, ще трябва да предприемете следните стъпки:

Идентифицирайте признаци на проблем
Изберете процес, който да подобрите
Определете обхвата, целите и графика за промяна
Изградете екип, който ще подобри бизнес процесите
Компетентно възложете задача на екипа
Идентифициране на признаци на проблем
За да изготвите план за подобряване на бизнес процесите, първо трябва да решите дали организацията на процесите във вашата компания наистина се нуждае от подобрение. Отговорът на този въпрос е положителен, ако наблюдавате редица характерни симптоми, включително следното:

Все по-често клиентите казват, че качеството на вашия продукт или услуга пада.
Някои от процедурите изглеждат твърде сложни.
Задачите отнемат повече време, отколкото преди, или различните хора отделят различно време за една и съща задача.
Рядко е възможно да изпълните задачата правилно от първия път.
Качеството на работата на вашия екип пада или той многократно не успява да изпълни възложените му задачи.
Служителите се оплакват от объркващи работни условия и пречки, които им пречат да изпълняват работата си.

Избор на процес, който да бъде подобрен

Възможно е и вие като повечето мениджъри да наблюдавате едновременното проявяване на редица симптоми на възникналите проблеми. Това предполага, че вашата организация ще се възползва от подобряването на редица бизнес процеси. Например Джо, който ръководеше регионален офис на компания за финансови услуги, откри многобройни оплаквания от клиенти, че трябва да предоставят една и съща лична информация няколко пъти при попълване на заявление за заем. Освен това, въпреки високия професионализъм на служителите на Джо, бизнесът в неговия офис, базиран на броя на новите клиентски сметки, открити през тримесечието, се разрасна по-бавно, отколкото в други регионални офиси.