Упълномощаване на вашия екип: 5 стратегии за съобщаване на преместването на вашия офис

 Преместване в нов офис може да бъде вълнуващо, но същевременно предизвикващо безпокойство.

Предстоящото преместване на офиса може да доведе до значителна промяна в рутината на вашия персонал. Преместването в ново пространство също може да повлияе на морала на вашия персонал, така че трябва да се справите внимателно с процеса. Бъдете готови да отговорите на безпокойството или нежеланието на някои членове на персонала да се преместят.

Запомнете: вашата цел е да се движите бързо и ефективно, като същевременно гарантирате, че вашият персонал се чувства уверен в преместването.

Ето пет съвета за общуване с вашия персонал.

1. Уведомете служителите си възможно най-рано

Малко хора обичат промяната, така че комуникацията с вашия персонал относно предстоящото преместване веднага щом детайлите бъдат финализирани ще им даде достатъчно време да се подготвят и да започнат процеса на опаковане.

Срокът на предизвестие от два до шест месеца преди преместването е разумен. Навременната, ясна и директна комуникация с вашите служители ще им попречи да разберат от друг източник. Информирайте ги за всякакви възможни последствия, като например реорганизация на персонала. Комуникирайте, като използвате различни методи, включително срещи един на един, екипни брифинги и електронна поща, за да сте сигурни, че никой няма да пропусне известието.

Информирането на вашите служители възможно най-рано им дава възможност да задават въпроси и да научат за новия офис.

2. Бъдете честни и категорични, когато общувате с вашия персонал

Важно е да бъдете честни и открити за причините, поради които се правят промени. Вашите служители ще оценят вашата прозрачност и ще приемат ситуацията по-бързо.

Преместването на бизнес в нов офис е важно решение и откритият диалог с вашия персонал може да допринесе много за поддържането на хората щастливи. Насърчавайте въпроси или обратна връзка – това може да доведе до предоставяне на съвет от служителите. Важни въпроси, които могат да изникнат в съзнанието на служителя: Как се определят местата за сядане? Как ще свърша цялото си опаковане?

Предоставянето на вашия екип на отворен форум, където те могат да говорят свободно и с избор на анонимност, ще ви помогне да разберете и бързо да се справите с техните опасения.

3. Включете екипа си

Служителите ще искат да знаят дали имат нужда от помощ в процеса на преместване. Някои ще оценят участието, защото това ги кара да се чувстват по-ценени. Даването на възможността да се почувстват като част от процеса ще помогне за насърчаване на приемането.

От съществено значение е да покажете на служителите, че техният принос се цени, независимо дали става въпрос за приемане на предложения за новия етажен план на офиса или гласуване за цвят на вътрешната стена. Само да поискате мнението им по такива въпроси ще бъде много оценено.

Помислете за сформиране на комисия за планиране на преместване, която се състои от служители, които се интересуват или са подходящи да помогнат. Тази група ще изиграе ценна роля, като взема решенията, когато става въпрос за избор на детайли за интериорен дизайн, наемане на доставчици и т.н. Този екип може също така да ви даде представа за това какво може да мислят другите служители.

4. Поддържайте екипа си актуализиран и ентусиазиран

Служителите могат да се разстроят или дори да загубят доверие, ако смятат, че не са достатъчно информирани за процеса на преместване. Никой не иска да бъде държан настрана и комуникацията с вашия персонал може да помогне много.

Съхранявайте всички актуализации и съобщения, включително ЧЗВ, на едно място, така че служителите да могат да ги прегледат в свободното си време. Увеличете честотата на вашите комуникации, колкото повече наближава датата на преместване, и напомняйте на персонала за важни крайни срокове.

5. Отпразнувайте преместването

След като завършите успешно преместването на вашия офис, е време да празнувате. Организирайте парти за добре дошли и дайте възможност на служителите си да изследват новото пространство, възнаграждавайки тяхната упорита работа. Партито дава на вашия бизнес отлична възможност за работа в мрежа, за да поканите клиенти и нови бизнес перспективи в новото ви пространство.

Ако вашият бизнес се премества в изцяло нов квартал, уверете се, че предавате ключова информация, като ресторанти наблизо и карта на района на вашите служители. Те ще оценят да опознаят заобикалящата ги среда от самото начало.

След като се нанесете, общувайте с вашия персонал, за да видите как се настаняват. Обърнете внимание на всички проблеми, които могат да възникнат, независимо дали са свързани с новото разположение на местата за сядане или отделните работни станции.

Преместването в нов офис е значително преживяване. Когато се изпълнява правилно, вие поддържате добър морал сред вашите служители, което поддържа процеса бърз и ефективен.

Поддържането на добра и ясна комуникация между вас и вашите служители е от ключово значение, защото те са критична част от процеса на преместване. Уведомете служителите си за плана възможно най-скоро, бъдете честни и категорични, включете ги и ги информирайте, а морала им силен.

Обърнете внимание на проблемите, които служителите имат по време на целия процес. Повишеното безпокойство и нежелание относно преместването може да провали вашето преместване на офиса. Тъй като вашите служители са най-големият ви актив, ангажирайте ги ефективно от самото начало.