Проект за човешки процеси

Искате да регистрирате фирма. Вижте актуални цени за регистрация на фирма, изцяло онлайн за цяла България!

Като започнете, определено трябва правилно да планирате график за изпълнение на задачи. Благодарение на това всички членове на екипа на проекта ще знаят точно какво да правят на следващия етап, както и ще видят резултатите от работата си.

Лидер. Ефективността на всяка групова работа до голяма степен се определя от професионализма и личните качества на лидера: колкото по-висок е неговият професионализъм и по-добре развити комуникативни умения, толкова по-вероятно е успехът.

Тъй като човешките процеси са част от цялостната система за управление, важно е ръководителят на проекта да има представа как трябва да изглежда системата за управление като цяло и да „вижда гората за дърветата". Изисквания за такъв специалист:

добри аналитични умения;
отлично познаване на организационната структура на компанията;
разбиране на особеностите на нейната работа, спецификата на производствените процеси.

Кое е по-добре: да наемете външен експерт (например служител в консултантска компания) за ролята на ръководител на проекта или да назначите някой от „вътрешни лица"? Трябва да се разбере, че подготовката и въвеждането на нов човек в хода на работата ще изисква отвличане на вниманието от работата на специалистите (като наставници), както и дълго време за адаптиране и развитие на спецификата на организацията от новодошлия.

Мотивация. За изпълнителите описанието на процесите е допълнителна работа, затова трябва да се обърне специално внимание на мотивацията на участниците (материална и нематериална). Тук има няколко клопки:

малки възнаграждения могат да обидят изпълнителите;
Прекалено големи плащания, надхвърлящи първоначалните очаквания, обезкуражават („защо да правим нещо, защото плащат добри пари дори и без това");
необходим е допълнителен бюджет за материални стимули.
Случва се бюджетът за изпълнение на проекта „HR-процеси" да не се разпределя, но дори и в този случай винаги има възможност да се използват нематериални „лостове", да се създаде в екипа такава атмосфера, в която всеки участник в проекта ще „даде всичко от себе си"! Например мотиваторите могат да бъдат:

желанието да приемете предизвикателството и да се справите с трудностите;
намерението за придобиване на нов опит и знания;
желанието да се избегнат претоварвания с работа чрез оптимизиране на процедурите (днес това е основният мотив за хората).

Важно е да отпразнувате всеки междинен етап с поне малко тържество, което повишава морала. Заплащането за извънреден труд може да бъде приятна изненада за всички служители в HR.

Предоставяне на ресурси. Разбира се, за ползотворна работа групите се нуждаят от:

работни места, включително компютри със стандартен набор от програми (понякога можете да се ограничите до безплатни пакети като OpenOffice);
специализирани програми за писане на текстове и визуализация (диаграми, графики и др.);
канцеларски материали и др.
Важно е да се има предвид, че хората ще трябва да бъдат обучени да работят със специализирани компютърни приложения.

Факт е, че използването на стандартни програми (текстов редактор на Word или Excel) за описание на процесите води до многоформатни тромави документи. Още по-досадно, поради сложността на възприемането на материала в бъдеще, те няма да могат да бъдат коригирани или използвани в други проекти (като писане на длъжностни характеристики, разпоредби за отделите или оценки на длъжностите). В същото време много участници в проекта ще бъдат изключително претоварени, така че качеството на тяхната работа ще бъде ниско.

Опитът потвърждава: автоматизацията на такава работа прави работата на хората в пъти по-ефективна, позволява ви да стандартизирате и опростите изпълнението на типичните операции. Следователно, когато описвате процеси, е по-добре незабавно да разпределите средства за специални приложения (като ARIS Express, Business Studio, ELMA, IBM WebSphere Business Modeler, Fox Manager).

В допълнение към специализираните програми е възможно да се опишат бизнес процеси в персоналните модули на системите. Ако този проект не е локален и компанията има / ще внедри ERP система в близко бъдеще, препоръчително е да използвате наличните в нея инструменти.

Спонсор на проекта. Значителна фигура е спонсорът на проекта. Това не е финансист и не е задължително директор на компанията (въпреки че е по-добре, ако е един от топ мениджърите). Основното е, че този човек трябва да разбере необходимостта от промени преди другите участници и да вярва в ползата от стандартизацията и формализирането на процесите / процедурите. Той е този, който ще управлява финансите на проекта, „решава съдбата му".